ここ数年、「RPA」というパソコンにおける定型的な業務を自動化してくれるサービスが注目を集めています。
しかし、
- そもそもRPAって何？
- RPAって何のメリットがあるの？
- RPA、一回ソフトウェアを導入したけど失敗した
- RPAが、うちの仕事にどう活かせるのかわからない
- 導入費用が数十万～数百万かかりそう・・・
など、RPAにまつわる疑問や、そもそもどうやってRPAを導入・運用するといいのかなど、疑問だらけの人も多いかと思います。
いまさら聞きにくいけど、そもそもRPAって？
数年前から、いろいろなところで「RPA」という単語を聞くようになりました。
ただ、「RPAってなんですか？」と聞かれると、「うーん・・・」とか「なんか仕事を代わりにやってくれるロボットみたいなもの？」など、なかなか詳しい説明ができる人は限られるかと思います。
一つのわかりやすい事例としてコボットPlatformのサイトをご覧いただくと、「ああ、こういうことができるのか」とイメージしていただけると思います。
RPAは人がこれまでやっていた、こんな作業を自動化してくれるソフトウェア・サービスですよ、ということで、
- 自動でネットから情報を集め、営業先のリストを作ってくれる
- 自社の競合相手の情報取得も自動でやってくれる
- 基幹システムからデータをダウンロード、報告書を自動で作ってくれる
- 勤怠管理の情報をシステムに自動入力することができる
- 経費等、経理にかかるデータなども自動入力してくれる
- 勤怠管理と連携し、残業が多すぎる、タイムカードの記録忘れ・打刻漏れなどを自動で配信してくれる
- 請求書と実際の入金データを、自動で照合し、消し込み作業をRPAが行ってくれるため、請求漏れがなくなる
- 入社・退社にかかる手続きを自動化できる
など、定型化された作業を、プログラム言語等を使わず（文字で命令を入力する事なく）、パズルを組み立てて行くような形で、一度設定すると自動で実行してくれます。
スマホでいろいろなサービスと連携し作業を自動化できるIFTTT、マイクロソフトオフィスのマクロ、昔のパソコンで言えばバッチファイルのように、「日々のルーチン作業を自動で行ってくれる」わけです。
とはいえ、RPAの場合は、スタンドアローン、つまりスマホやPC内だけで動くサービスではなく、様々なサーバー・クラウド・PCなどをまたいで運用するケースが大半かと思いますので、各システム間の連携に配慮して、RPAの導入を考えて行く必要があります。
RPAは導入部分が9割！ソフト単体ではなく、プロの客観的な意見が必要！
まず、RPAを導入する上では、ソフトウェアのどれがいいか、どのサービスが安いか、安定しているかなどが気になってくるかもしれません。
確かに、安定性・コストパフォーマンスも重要な問題です。
ただ、それ以前の問題で、
「どの業務にRPAを導入し、効率化を図るのか」
この入り口部分が、RPA導入の成否の9割を分けるのではないか、というくらいに、RPAを導入する業務の選定は必要です。
RPAのシステムで自動化すべき部分、自動化した方が望ましいが、検討を要する部分、RPAを入れない方がむしろ良い部分など、いろいろ仕分けを行う必要があります。
「これはもう決まり切っているから、RPAを入れた方がいいよね」「単純作業で、仕事の本質には関わらないね」と言える部分に関してこそ、RPAを導入するのが望ましいと言えます。
RPAは仕事を自動化してくれますが、自動化することが間違っていると、「エラーのターボチャージャー」になり、結果余計なトラブルになる可能性もあります。
RPAを自社だけで導入するとしんどい理由
RPAの導入は、担当者1人にポンと丸投げして、「ソフトウェア契約するから、RPAの全社的導入作業、よろしくね」ですむものではありません。
当然会社が大きくなればなるほど、歴史が深まれば深まるほど、ブラックボックス化している業務、その道十数年の専任担当者がいる業務、何のためにやっているかわからないブルシットジョブ（本当はどうでもいい仕事）、今までのやり方で問題なかったから続いている業務など、
仕事のための仕事（よくわからないけどなんだか仕事しているからヨシ！）
が増えていくものです。
パーキンソンの法則でも、
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
という例えがあるように、仕事のための仕事というのは、歴史ある組織ほどできがちです。
そして問題は、「内部にいるとそれを当たり前と思ってしまうこと」。
これはRPAの導入でも言えることで、サポートも含めたRPAシステムの導入であれば、外部のRPAのプロから「これってRPAで置き換えられませんか？」「そもそもこの業務、あった方がいいですか？」など、客観的な立場から意見をもらえるのです。
また、内部の人間から「あなたのやっている仕事のこれをRPAに置き換えます」と言うと、「長年やってきた私の仕事を奪うな！」「これまでやってきた方法を変えると、逆に負担が重い」と反発を受ける可能性もあります。
社内の人間だと確かに言いにくいでしょう。相手が自分より上のポジションならなおさらです。
外部事業者であれば代わりに、「こういう点が楽になって、他の重要な業務にリソースをわけられますよ」と、RPA導入で抵抗勢力を作らないよう配慮もしてくれます。
ちなみに、RPAの導入・運用でお困りなら【コボットPlatform】の場合、フルリモートで導入作業をサポートしてくれ、相手との直接接触もないため、内部の社員が動くよりも、スムースになることが考えられます。
（導入実績が数千社など多いケースだと、様々な事例・ノウハウが事業者側にも蓄積されていますので、こうすればスムースに導入できるという事例はたくさん有しているでしょう）
ということを考えると、導入部分でしっかりヒアリング、業務選定、ロボットの開発・納品・導入から、その後の運用サポートまでしっかりやってくれる、RPA導入サービスを考える必要があります。
ディップのコボットPlatformという選択肢
ここまでで書いたように、運用初期で業務選定・人への配慮も含め徹底的に配慮をしてくれて、その後のサポートまで行ってくれるRPAサービスを考えると、選択肢としてディップ（バイトルやはたらこねっとなどでおなじみ）のHRコボットforセールス＆バックフォフィスというサービスが、一つの選択肢と言えます。
なぜ人材サービスのディップがRPAを？と思う人もいるかもしれません。
もともとディップは、人材会社として、ヒューマンリソースの分野に関して強みを持っています。
また、求人等で蓄積されたノウハウをもとにHRコボットforセールス＆バックフォフィス以外にも、面接コボット、HRコボット、不動産コボット、集客コボットなど、様々な支援サービスを提供しています。
人を熟知している会社だからこそ、いろいろな法人と「人材」という課題で向き合ってきた会社だからこそ、
- この分野は人がやる意味がある
- この分野を自動化できれば、もっと成果に繋がる業務にヒューマンリソースを集中できる
- この業務は不要ではないか
- この分野を自動化することで、これだけの経済的なベネフィットがある
- 自動化で、これだけ社員の負担が減る
- RPAを活用することで、社員の業務負担低減・疲労によるミス防止や、定時帰宅の実現で、働き方改革への対応、残業の削減などが望める
- 月末や月初の業務（特に入金・請求・督促通知など）を自動化できるため、月末・月初の業務集中を軽減できる
- 中小企業に取って、導入コストが高いとハードルになることを理解しており、サブスクリプション型サービスとし、初期に数十万～数百万単位の負担がかからないようにしている
など、様々なベネフィットを関係者に提示してくれて、
そして、
24時間365日、自動で働いてくれるロボット社員をあらゆる部門に送り込める
という、仕事のオートメーション化が実現できるのです。
人でないとできないことは人がやる、ロボットでもできることはロボットに任せる。
これは「人を熟知した会社だからこそできる」と言えるところがあります。
人を熟知しているからこそ、ロボットのメリットと人でできることを相互に活かす形で、RPA導入を実現してくれることが望めるわけです。
また、HRコボットforセールス＆バックフォフィスの強みを更に挙げると、
- 1ライセンスから導入できるため、お試し導入がしやすい
- だれでも業務を自動化できるよう、操作画面が直感的に作られている
- ロボット開発・運用をサポートするポータルサイト（ナレッジベース）で、様々な事例がわかる
- Eラーニングの仕組みもあるので、担当者が任意の時間に、使い方を学べる
- 運用トラブル・開発の相談もサポートチームに相談できる
- 導入からサポートまで、全てリモートで行えるため、全国対応ができ、新しい生活様式に配慮した打ち合わせ・導入・サポートが望める
- 業務特化型のRPAを備えることで、初期コスト0円、即日から1週間以内の納品を実現
- 費用はサブスクリプション制で、開発・運用・保守費用も込みの料金
など、多くのメリットがあります。
野良ロボット、通称ノラボットを減らす、コボット RPA Platform
既にRPAを導入した会社と情報交換をされた会社の中には、「うちもRPAを導入したんだけど、結局使いこなせなくて、そのままにしているんだよね・・・」という、事実上の野良ロボットを抱える状態にある会社も出てくるかと思います。
なぜ野良ロボットができてしまうのか、理由を端的に考えると、
- 自前で導入したため、担当者しかわからないブラックボックスになり、担当者が異動・退職した
- トップやマネジメント層で導入を決めたが、現場でのRPA活用が浸透していない
- 導入側も、「当初の導入プロセスが大事である」にもかかわらず、RPAだ、DXだ、とバズワードに飛びつくあまり、意思決定者の思いと現場の運用状況が乖離している
- パソコンのソフトと同じ感覚で、ソフトウェアだけ導入すれば、なんとかなると思っている
など、とりあえず入れてしまおう、という「導入ありき」になったり、内部の担当者に丸投げになって、結果、作ったけど使われない野良ロボット（ノラボット）が残る・・・、という末路になりかねません。
この点も、RPAを導入する際に、運用会社との導入からサポートまで含めた協力が不可欠と言えます。
コボット RPA Platformの場合、RPA運用時に発生したエラーを365日監視しているため、ロボットになにかエラー・異常が発生すれば、その記録、いわゆるログを分析した上で、リモートで修正してくれます。
以上を踏まえ、RPAの導入・運用でお困りなら【コボットPlatform】はお勧めと言えます。
