テレワークで、課題・悩みを言語化・文章化し伝えるという課題を解決する3つの方法

少なからぬ数の企業が、テレワーク（リモートワーク）を行うフェーズに入っているかと思います。

テレワークで直面するのが、「自分の課題や悩みをどう言語化すればいいかわからない」という問題。

テレワークだと、これまでのように会って直接話すというコミュニケーションができず、テレビ電話やビジネスチャットなどの、電話・文字ベースのコミュニケーションになります。

そうすると、自分に悩みや課題があったり、経営者であれば指導・方向性の修正などが、通常のface to faceのコミュニケーションに比べ難しくなります。

担当者自身も、今も悩みつつ手探りなところがあります。ただ、在宅業務を長年行っている立場から得たヒントを3つ提示します。

悩み・課題について、頭に浮かぶものをありったけ書き出す

人間というのは、ふとした瞬間に、「そういえばあの件、どうなっていたかな」ということが浮かんだり、そちらに意識を取られてしまうものです。

紙に書き出すなど、外部にアウトプットしておくことで、少なくとも「頭の中で明確な文字化されずもやもや」というところはなくなります。

また、「こういう課題があるんだけど、なにがわからないのかわからない」、こういう点でも、「わからない」ということを書き出しておけばいいのです。紙に書き出すことで、ひとまずの「問題そのものも、解決策が不明確な課題」としてペンディングできます。

時間が経つと、「そういえば具体的に、こういうところがわからないな・・・」と瞬間的に思いつくタイミングもあるので、その瞬間に、「こういうところが分からない、クライアントや部下に確認、もしくは上司に確認」など、相手に対して相談したいことを言語化できるのです。

このプロセスで非常に便利なツールは、B5サイズのいわゆるデスクダイアリーです。

テレワークの場合、基本的には自宅が仕事場になりますので、常にデスクダイアリーを傍らに置いておいても問題ありません。

ことで、わからないことに対して時間とエネルギーを空費することが減らせます。

社員・クライアント・上司などは当然、様々なタスク・各方面から来る大量の報告に対処しています。

急ぎの場合は逐一進行状況を報告することも必要ですが、悩み・課題、その他疑問点で急がない物は、始業時や就業時など、1日に1回か半日に1回、簡潔にまとめて報告することが望ましいと考えます。もちろん、社内での日報や報告義務・ルールがある場合はそちらが優先です。

また、報告内容も、ダラダラと書くのではなく、箇条書きで要点を踏まえ、

など、相手に必要な情報を端的に伝えること、

など、返信を要する場合は、返信して欲しいことを文章の中で明示することなど、あらゆる意味での「明確化」が必要になります。

机の前でうなってばかりでも、アイデアが出ないときがあります。とはいえ現在は在宅であることが求められる社会状況です。

この状況では（環境によって）窓を開けて空気を入れ換えする、室内を歩き回る、深呼吸するなど、リラックスしながら一旦頭を休め、考えていることを整理してみましょう。

また、日をまたぐ課題は、寝る前に課題を紙に書き、枕元に置き、起きてからアイデア・提案の仕方などあれこれを、思いつくままに書き込むという手法もあります。

いずれにしても、テレワークの導入により仕事の進め方は大きく変わりました。

一言で言うとこれまでのコミュニケーションの仕方を再構築する必要があります。

現在は特に過渡期で混乱も大きいと思いますが、ともかく現状に適応し、成果を出せるよう、思考の整理ぐせをつけておきましょう。